É comum dizer-se que não existem duas empresas iguais, apesar de produzirem idênticos produtos. Diferentes processos de fabrico, comerciais ou de gestão permitem diferenciar produtos de modo a ganhar vantagem em relação à concorrência. O sistema informático é crucial nesta diferenciação. Nele reside a informação vital destes processos.

Se num primeiro momento a adoção de um software padronizado pode constituir vantagem - por conter processos prontos a utilizar - que permitirá um arranque quase imediato, ele limitar-se-á à área para que foi desenvolvido. Assim, para diferentes áreas do negócio implicará a adoção de diferentes softwares. Como consequência, diferentes aplicativos estarão instalados em diferentes áreas funcionais da empresa, resultando na ineficiência dos processos de negócio, quer pela dificuldade na partilha de dados, quer por diferentes métodos de utilização, os quais poderão constituir um obstáculo à expansão. Inibe a flexibilidade, produtividade e, consequentemente,  diminui a capacidade da empresa para crescer .

Abaixo resumimos algumas questões principais que poderão prejudicar o seu crescimento se optar por soluções de  software distintas para gerir o seu negócio:  

Desperdício da produtividade do empregado

Quando sua empresa se encontra em crescimento, cada colaborador deve encontrar-se na produtividade ideal. Se estão sobrecarregados com processos ineficientes e desconexos, aumenta a probabilidade de erros e consomem mais tempo na execução das suas principais tarefas. Processos importantes, tais como: o processamento de encomendas, gestão de ordens de fabrico, faturação e gestão de cobranças, podem consumir muito mais tempo para serem concluídos, e muitas vezes estão erradas. Por exemplo, os seus colaboradores podem passar horas a transferir manualmente as informações das ordens de encomenda para o sistema de gestão de produção, enquanto outros obtêm a informação de faturação e cálculo de comissões a partir das encomendas. Se as encomendas forem canceladas, os seus colaboradores terão de validar os dados novamente para reconciliar a informação. Estas tarefas são consumidoras de muita mão-de-obra e reduzem a agilidade que a sua empresa precisa para crescer.

Falta de informação em tempo real

Quando os sistemas de software não são integrados, você tem a informação dispersa por diferentes locais ou base de dados, e não consegue obter facilmente e em tempo útil, uma informação global do desempenho do seu negócio. A maioria das empresas simplesmente desiste de adquirir essa informação com regularidade, devido à quantidade de tempo que consome para obter, extrair e analisar esses dados. Para aqueles que a fazem, desperdiçam muitas horas tentando conciliar informação independente, propensa a erros e desatualizada. Consequentemente, as empresas acabam por tomar decisões críticas lentamente,  com base em informações imprecisas, ou tomar decisões precipitadas e arriscadas por instinto.

Aumento da rotatividade de clientes

Novos clientes e crescimento da receita são pilares fundamentais para o sucesso contínuo da sua empresa. Com a concorrência feroz, é essencial que a sua empresa possa proporcionar uma experiência excecional ao cliente ou corre o risco de os perder. Quando os clientes são incapazes de obter rapidamente informações sobre o estado de uma encomenda, ou não conseguem resolver os seus problemas em tempo útil, ou ainda têm de lidar frequentemente com incumprimentos nas entregas devido a rotura de stock, eles ficam menos satisfeitos e menos propensos a continuar a comprar-lhe. Uma solução de software eficaz garante que os clientes dispõem de informação correta e que seus colaboradores tenham o acesso instantâneo a todas as informações do cliente de que precisam para o atender e vender.

Integração, complexidade e custo

Com tantas aplicações diferentes, desperdiça uma quantidade enorme de tempo e dinheiro na integração, manutenção e aquisição de novas versões destas aplicações. Muitas vezes, quando novas versões são adiquiridas, implicam ainda mais custos na integração e manutenção para que as diferentes versões de software trabalhem em conjunto. Por conseguinte, um tempo precioso de TI (tecnologias de informação) é desperdiçado, quando poderia ser utilizado para tornar o seu negócio mais produtivo, enquanto os custos de manutenção disparam.

Vantagens das aplicações de software personalizado

Para manter o seu negócio a crescer nas taxas que prevê, é essencial que as suas aplicações de software empresarial estejam implementadas sobre uma única plataforma de código base, base de dados e de negócio. As vantagens da adoção de um sistema integrado permite-lhe uma economia de custos e melhoria da produtividade de negócios, incluindo: 

Eficiência dos processos na sua organização

Existem vários processos-chave que você pode encontrar nas suas operações diárias, tais como: gestão de encomendas, aprovação de fabrico, movimentos de stocks, encomendas a fornecedores, entre outras. Automatizar esses processos permite-lhe evitar novas contratações de pessoal, ou transferir colaboradores para atividades de maior valor que ajudam a sua empresa a inovar e a crescer.

Disponibilidade de informação

A disponibilidade da informação, em tempo real, é importante na tomada de decisões em tempo útil. Quando a informação pode ser obtida instantaneamente a partir de praticamente qualquer lugar, sem desperdiçar recursos na extração de dados, os colaboradores estão mais bem informados e podem tomar decisões mais rápidas e precisas.

Redução de tempo e custos

Não ter que adquirir, instalar e manter sistemas de informação múltiplos, bem como as diversas integrações entre eles, permite uma redução significativa dos custos operacionais e de tempo que podem ser direcionados para melhorar outras operações de negócio.

Crescimento acelerado

Com um sistema de software personalizado, a expansão para diferentes locais ou canais de vendas podem ser realizadas mais rapidamente devido à existência de processos e de dados unificados.

Inovação orientada para o utilizador

Como as mudanças de processos podem ser implementadas rapidamente, a adaptação da aplicação aos utilizadores é fundamental de modo a melhorar o seu desempenho permitindo concentrarem-se nas funções do negócio.

Conclusão

Existem empresas, em praticamente todos os setores, que estão a utilizar software de negócios sofisticados para suportar o seu crescimento. Outros há, que ainda estão a lutar para manter o seu crescimento e gerir os custos de uma forma eficaz, devido à existência de sistemas de informação desconexos, que causam estrangulamentos nos processos e problemas de produtividade. O sistema de informação, devidamente implementado, é parte intrínseca na gestão de uma empresa de sucesso. Não só liberta o tempo, mas também reduz a sobrecarga de trabalho, aumenta a eficiência e pode até aumentar a satisfação do cliente.